1) Come è cambiata la professione dei notai in questi mesi di “quarantena”?
Come per molte altre professioni, anche l’attività notarile ha dovuto confrontarsi con le prescrizioni in tema di limitazione degli spostamenti e le misure per il contenimento della diffusione del contagio.
Al fine di garantire la continuazione della prestazione dei servizi notarili, in particolare di quelli più necessari alle famiglie e alle aziende, si sono diffuse, per quanto possibile, alcune pratiche virtuose come l’esercizio a distanza delle attività propedeutiche alla stipula, tra le quali, la raccolta di documenti, la consulenza e l’indagine della volontà delle parti e il suo adeguamento alle regole della legge, con utilizzo quindi anche di forme di c.d. lavoro agile.
Per quanto riguarda la sottoscrizione degli atti notarili, per evitare raggruppamenti di persone in uno stesso luogo, si sta facendo ricorso ad alcune tecniche particolari. Tra queste, l’uso di procure speciali,l’adozione della forma della scrittura privata con raccolta e autentica della firma in momenti separati (eventualmente anche da parte di diversi notai)per i contratti immobiliari, la scelta del c.d. atto unilaterale nei finanziamenti bancari, l’utilizzo del c.d. deposito prezzo presso il Notaio per il regolamento dei pagamenti e, in materia societaria, la verbalizzazione notarile di riunioni societarie tenute per intero per videoconferenza (secondo quanto consentito dall’art. 106 del D.L. 17 marzo 2020 n. 18).
2) A che punto è la digitalizzazione della professione notarile?
I notai hanno puntato da molti anni sulla informatizzazione dell’intero processo di formazione e gestione degli atti notarili, per cui da tempo tutta l’attività precedente e successiva alla stipula è basata su strumenti digitali.
Facendo utilizzo della RUN (rete unitaria notarile, un portale riservato ai notai), ciascun atto notarile è preparato e registrato grazie a collegamenti on line con le principali pubbliche amministrazioni, quali le Conservatorie immobiliari e le Camere di commercio. Ciò consente un aggiornamento tempestivo e sicuro dei pubblici registri che ne garantisce l’affidabilità e riduce al minimo la percentuale di contenzioso degli atti notarili.
Dal 2010 è poi anche possibile stipulare un vero e proprio atto notarile informatico, cioè senza carta neppure al momento della firma, grazie alla firma digitale messa a disposizione di tutti i notai e finora utilizzata prevalentemente per i contratti con enti pubblici.
3) Ci sono resistenza culturali anche nella sua categoria rispetto alla trasformazione digitale?
In ogni categoria sono presenti diverse sensibilità che risentono, sia della formazione culturale personale, che del territorio in cui si opera e, dunque, delle esigenze della cittadinanza, che sono diverse a seconda dell’area di provenienza.
I notai sono, infatti, diffusi sull’intero territorio nazionale e questa prossimità territoriale consente di meglio conoscere le richieste e di svolgere la funzione in misura più adatta ai singoli bisogni.
Ne consegue, per esempio, che il Notaio che lavora per le grandi aziende può avere richieste diverse dal collega che cura gli interessi delle famiglie e dei singoli cittadini e, pur dovendo entrambi garantire la legalità e la sicurezza dei traffici giuridici, possono essere differenti i modi di lavorare.
Ciò significa che è possibile consentire a tutti i notai di svolgere la professione,adottando, ove occorra, alcuni processi di formazione del consenso contrattuale più innovativi sotto il profilo della digitalizzazione.
4) Dal punto di vista legislativo, le norme favoriscono o frenano la digitalizzazione?
La legislazione italiana, sotto il profilo notarile, è molto avanzata per quanto riguarda la digitalizzazione. Oltre a quanto già accennato in tema di processo di formazione degli atti notarili e relativi adempimenti post stipula, si pensi alla dichiarazione di successione che oramai è possibile solo in forma telematica, oppure all’apertura del recente DL Cura Italia verso le assemblee societarie tenute esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, con eliminazione di tutti i limiti normativi e statutari precedenti.
Poi entro agosto 2021 si dovrà recepire la Direttiva UE 2019/1151 che prevede che gli Stati membri rendano possibile la costituzione di società a responsabilità limitata senza la presenza fisica davanti al notaio, con la formazione di un verbale notarile costitutivo in videoconferenza, in linea con le soluzioni già oggi utilizzate in materia societaria.
5) Ha proposte in merito?
Il periodo che stiamo vivendo ha sollecitato l’approfondimento di possibili miglioramenti da adottare nell’esercizio della professione notarile per venire incontro alle esigenze della popolazione.
Un primo aspetto riguarda l’accesso on line ancora maggiore alle banche dati della pubblica amministrazione, in particolare per le anagrafi comunali, che consentirebbe, per esempio, di garantire l’identità dei clienti in misura ancora più sicura.
Ma il tema che coinvolge maggiormente la categoria, con diversi punti di vista, è quello dell’estensione dell’atto cd. a distanza dal settore societario a quello immobiliare, dove storicamente non è consentito, tra l’altro, per i presidi in tema di pubblicità.
Non si può nascondere che la soluzione è stata recentemente introdotta in Francia proprio per favorire la contrattazione immobiliare in modo compatibile, in questo periodo, con la tutela della salute collettiva, ma che la stessa esigenza non è sentita in altri paesi, come la Germania.
Il personale auspicio è che si possa trovare il modo di coniugare legalità e certezza del diritto con la semplificazione dei processi e la conservazione della prossimità territoriale del notariato, che ha garantito negli ultimi cento anni la sicurezza dei traffici giuridici immobiliari.
